En un mercado que ofrece cientos de opciones es confuso decidir qué sistema escoger. ¿Software de caja o software a la medida?: la duda frecuente al invertir en tecnología.

En estas fechas que toca hacer la planeación del siguiente año, decidir la inversión en tecnología suele ser una de las tareas más complicadas. Y es que, en un mercado tan amplio es difícil identificar lo que mejor conviene, ya sea que se trate de un nuevo software o la renovación del existente.

Con seguridad, una de las dudas que más aqueja a los ejecutivos del área tecnológica y quienes tienen la última palabra en términos financieros apunta a la adquisición entre un software de caja y un desarrollo a la medida. Lo cierto es que cada opción brinda diversos beneficios. Para decidir la última palabra, bajo estas líneas esbozamos las características de las dos formas. La idea es que la solución ganadora realmente cubra las necesidades reales de la organización y brinde una experiencia en un marco de innovación.

¿Por qué escoger un software de caja?

Cuando no se tienen claros los requerimientos de la empresa, pero el panorama general señala que se necesita mejor tecnología para mejorar los procesos, resulta más fácil escoger un software de caja o genérico. Esto ocurre porque, en general, las soluciones informáticas se hallan bastante estandarizadas.

La mayoría, con mayor o menor detalle, promete llevar el control de las áreas administrativa, de producción, almacén y logística, recursos humanos, marketing y ventas. Sin embargo, aun con tantas funcionalidades, lo que mayormente ocurre es que esa magnífica suite, cuya licencia tuvo un costo considerable, no es explotada a cabalidad. A veces porque la compañía en ese momento no necesitaba integrar determinada información o porque no se contó con el acompañamiento adecuado para canalizar la adopción de la tecnología.

Paralelamente, sucede que las labores para adecuar el sistema genérico se tornan eternas y afloran gastos ocultos no contemplados en el presupuesto inicial.

De escogerse finalmente la modalidad empaquetada, la sugerencia es prepararse para mayores desembolsos y buscar una asesoría más cercana para la gestión del cambio organizacional. 

¿Por qué escoger un software a la medida?

Quizás la analogía más acertada para ilustrar la elección de un software personalizado sea aquella del traje hecho a la medida. Cuando alguien tiene un evento especial quiere invertir en una prenda de vestir que satisfaga tanto su gusto como necesidad, y el sastre es la persona indicada cuando se trata de precisión y exactitud. Lo mismo ocurre si se cuenta con el apoyo de una fábrica de software.

Para que una manga no quede más larga que otra, es fundamental conocer a profundidad el negocio. No se puede querer mejorar la presencia de marca cuando no se tienen a mano datos de los canales empleados o existen cuellos de botella asociados al tratamiento del producto. Tampoco se puede querer disminuir el tiempo de respuesta si se desconocen los procesos administrativos o qué pasa en almacén al generarse una orden. De allí la importancia de la primera etapa de diagnóstico que toda consultoría en TI debe incluir.

Cuando se identifica la exigencia real de la organización, el diseño de la solución resulta fluido y ágil. La implementación se da con celeridad y tras haber considerado todas las variables. Si la empresa tecnológica brinda asesoría para la adopción, la medición de impacto mostrará que el resultado ha sido el deseado: las personas usan lo que deben usar de la forma correcta y son capaces de generar valor desde la herramienta.

Finalmente, los sistemas a la medida resultan menos atractivos para los hackers porque las formulas usadas no son difundidas. Asimismo, la capacidad de personalización posibilita que el sistema crezca conforme crece la organización, facilitando adecuaciones futuras y la actualización.

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