Contar con la tecnología adecuada no lo es todo. Una vez que disponemos de las herramientas para operar en un lugar distinto al centro de trabajo habitual, mejorar el desempeño puede ser una utopía, si no se sabe cómo gestionar el tiempo y los recursos. Se trata de un desafío, sobre todo, para quienes son primerizos en el teletrabajo.

Optimizar el manejo de todos los recursos que se tienen a la mano cuando se opera desde casa implica orden, disciplina, curiosidad y foco, mucho foco. Para lograr un resultado superior al esperado y que el home office refleje verdaderamente sus ventajas ante el colaborador, esbozamos algunas iniciativas basadas tanto en esos principios como en lo técnico y en la técnica.

Mejorar el desempeño desde lo técnico y la técnica

Al nombrar lo técnico y la técnica hablamos de dos términos relacionados entre sí; sin embargo, que en el ámbito del teletrabajo trataremos con algunas diferencias para ilustrar las áreas de mejora para el colaborador.

Con lo técnico nos referimos a lo tecnológico, a aquellas herramientas informáticas que la compañía ha puesto a disposición o que el trabajador, motu proprio, ha empleado para la eficiencia. Esencialmente, nos referimos a la nube, como habilitador de todos los procesos a distancia; a las soluciones de gestión empresarial que centralizan la información, y a las aplicaciones de productividad, como aquellas para seguir proyectos o hasta las extensiones del buscador para facilitar alguna acción.

Al ejecutar las tareas con esa plataforma, de entrada ya se cuenta con el escenario adecuado para tener un desempeño sobresaliente. Pero las cosas no terminan ahí. En lo técnico también debemos considerar las funcionalidades que se desprenden del software empresarial y del proveedor de la nube. ¿La plataforma permite la colaboración para elaborar documentos entre distintos departamentos? Al necesitar datos de ventas, ¿puedo ver las cifras actualizadas o la toma de decisión se realiza con datos de la semana anterior? Más allá de que estemos lejos unos de los otros, ¿existen los mecanismos para mantener la fluidez de la comunicación en el equipo de trabajo? Lo ideal siempre es contar con un aliado en TI que atienda las necesidades puntuales de la empresa.

La técnica en el teletrabajo

Cuando hablamos de la técnica hacemos alusión a la forma cómo se administran las tareas. Es la organización frente a lo técnico. Es la manera de gestión de los recursos e incluye responder el correo electrónico, ponerse al día con los asuntos, analizar la información para crear reportes, la interacción con el equipo, las juntas virtuales y un largo etcétera que se adecuará al rol de cada quien. Tiene que ver con cómo se aprovechan las tecnologías para cumplir los objetivos y finalmente mejorar el desempeño.

Que una gestión sea más o menos efectiva dependerá mucho del modo de ser y de las funciones de la persona. Más allá de eso, son conocidas algunas metodologías que pueden ayudar en el trabajo. Por ejemplo, hay quienes revisan sus correos dos veces al día: una en la mañana y otra en la tarde. No se permiten reaccionar cada vez que llega una notificación de e-mail al celular para evitar apartarse de la faena del momento (convengamos en que, si se trata de algo urgente, lo más efectivo para obtener respuesta es una llamada).

Algunas personas emplean el método pomodoro: con un temporizador cuentan 25 minutos de actividad y luego 5 minutos de descanso, con pausas más largas al cumplir cuatro pomodoros. Otras manejan listas encabezadas por las tareas más difíciles. Asimismo, destinan una cantidad de tiempo limitada a las redes sociales, el principal ladrón del tiempo hoy y camarada de la procrastinación.

Otro punto que vale la pena observar es el horario efectivo del resto del equipo y negociarlo. Veamos: si el área está a pleno en la sala virtual a partir de las 11:00 AM, estar conectados desde las 8:00 AM puede ser desgastante. Quizás convenga arrancar a las 10:00 AM. Es cuestión de definir la dinámica entre todos. Claramente esto servirá para quienes no tienen que marcar tarjeta con Log In. De igual forma, dependerá de otros asuntos como los familiares o domésticos que suelen presentarse cuando se hace home office; aun así, vale la pena intentar concertar horarios comunes.

Al final, de nada servirá tener todos los juguetes, si como individuos no somos capaces de administrar los recursos, en especial el tiempo. Si se mira bien, buena parte de lo visto para mejorar el desempeño se cruza con la necesidad de una cultura digital sólida. Por su parte, los líderes de área tendrán que ser también comprensivos y empáticos para respetar lo que le sirve a cada quien, siempre que se continúe remando en la misma dirección.

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